القدرات الخاصة بالسكرتير

 القدراتُ الخاصّةُ بالسكرتيرِ :

السكرتيرُ الناجحُ هو الذي يستطيعُ أن يعملَ في أيِّ مكانٍ سواء كان هذا المكانُ شركةً كبيرةً أو شركةً صغيرةً أو حتى مكتبًا خاصًّا، وأيًّا كان شكلُ المكتبِ أو الشركةِ التي يعملُ بها السكرتيرُ؛ فإن هناك قدراتٍ خاصةً يجبُ أن يتقنَها السكرتيرُ حتى يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ على أكملِ وجهٍ.

القدرةُ على استخدامِ اللغةِ الإنجليزيةِ

كلُّنا يعلمُ مدَى أهميةِ اللغةِ الإنجليزيةِ في الوقتِ الحاضرِ في التعاملِ مع الآخرين وخاصةً مع الأجانبِ، كما أن كثيرًا من أعمالِ ومراسلاتِ الشركاتِ تتمُّ باللغةِ الإنجليزيةِ؛ لذلك فإنَّ تعلُّمَ وإدراكَ اللغةِ الإنجليزيةِ له أهميةٌ كبيرةٌ في نجاحِ السكرتيرِ في تأديةِ واجباتِهِ.

القدرةُ على التحدّثِ بلباقةٍ وكذلك الكتابةِ العربيةِ الصحيحةِ

إذا كان السكرتيرُ لا يعرفُ كيفَ يكتبُ لغةً عربيةً صحيحةً؛ فإن كثيرًا من عملِهِ – خاصةً إذا ما أملى عليه المديرُ رسالةً ما لإعادةِ كتابتِها – سيكونُ غيرَ مكتملٍ؛ وبالتالي يظهرُ وكأنَّهُ عاجزٌ عن استدراكِ متطلباتِ عملِهِ، وكما أن إتقانَهُ لأسلوبِ التحدُّثِ اللبقِ يسهلُ من مهمتِهِ في أدائِهِ لعملِهِ فهو واجهةُ المؤسسةِ، وعملاءُ المؤسسةِ يتعاملون مع السكرتيرِ في أيِّ مكتبٍ في معظمِ الأحوالِ، فيجبُ على السكرتيرِ أن يحسنَ التحدثَ واختيارَ الكلماتِ حتى يتمكنَ من إنجازِ عملِهِ بالكيفيةِ التي يرضاهَا لنفسِهِ وترضي رؤساءَهُ.

القدرةُ على القيامِ بالعملياتِ الحسابيةِ

ويقصدُ بالعملياتِ الحسابيةِ الجمعُ والطرحُ والقسمةُ والضربُ واستخدامُ النسبِ المئويةِ وحسابُ النسبِ إلى آخرِ العملياتِ الحسابيةِ التي يجبُ أن يعلمَها كلُّ فردٍ ويستخدمَها في حياتِهِ اليوميةِ، فإذا لم يكنِ السكرتيرُ قادرًا على القيامِ بهذهِ العملياتِ التي غالبًا ما يحتاجُ إليها في أعمالِهِ المكتبيةِ فإنه لن يستطيعَ القيامَ بواجباتِهِ كاملةً.

القدرةُ على معالجةِ الأمورِ بدقةٍ وبسرعةٍ

الدقةُ عنصرٌ هامٌّ من عناصرِ النجاحِ، والشخصُ الدقيقُ ناجحٌ، وتتزامنُ الدقةُ والسرعةُ فتعطي انطباعًا عن شخصٍ مميزٍ؛ فهو دقيقٌ لا يُغفلُ حتى أصغر الأشياءِ ويهتمُّ بكلِّ شيءٍ في الوقتِ نفسِهِ يُنهي ويؤدِّي عملَهُ بسرعةٍ؛ فيوفّرُ جهدَهُ ووقتَهُ ويضعُ نفسَهُ في الصفِّ الأولِ من المتميزينَ، وكذلك الحال بالنسبةِ للسكرتيرِ: الدقة والسرعة أدوات نجاحه في أدائهِ لعملهِ.

القدرةُ على اتخاذِ القراراتِ ومعالجةِ المواقفِ الطارئةِ

ما هو شعورُ المديرِ عندمَا يعلمُ أن سكرتيرَهُ قدِ استطاعَ إنجازَ مهمةٍ ما أثناءَ غيابِهِ باتخاذِهِ للقرارِ المناسبِ؟ بالطبعِ سيكونُ سعيدًا وسيسمحُ له بأن يشاركَ بنصيبٍ أكبر في المراتِ التاليةِ في المواقفِ المشابهةِ، أيْ أنَّ الأمرَ انطوى على تقديرٍ لنجاحِ السكرتيرِ في اتخاذِ قرارٍ سليمٍ ومناسبٍ، فهل هذا يمثلُ جزءًا من نجاحِ السكرتيرِ في عملِهِ؟ كذلك قدرة السكرتيرِ على معالجةِ المواقفِ الصعبةِ أو الطارئةِ وهذا أمرٌ يحتاجُ إلى قدراتٍ خاصّةٍ، وبعد نظرٍ ومستوى عالٍ من الدبلوماسيةِ حتى ينجحَ السكرتيرُ في معالجةِ مثلِ هذه المواقفِ.