التخطيط اليومي

التخطيط اليومي

تخطيطُ العملِ اليوميِّ

إنَّ هذه المهمةَ هي أكثرُ المهامِّ التي تحظَى باهتمامِ السكرتيرِ باعتبارِها لبّ عملِ السكرتاريةِ، ويكون هذا التخطيطُ يوميًّا أو أسبوعيًّا أو شهريًّا على الأكثرِ. ويستلزمُ هذا التخطيطُ التشاورَ مع المديرِ لتقريرِ الحاجاتِ اللازمةِ، والأشياءِ التي تُؤدَّى أولاً حسبَ أهميتِهَا، والوقتِ الذي تؤدَّى فيه طبقًا لأولوياتٍ معينةٍ، والمعلوماتِ التي تلزمُ لإعدادِ تقاريرِ التقدُّمِ في العملِ والمتابعةِ، والوقتِ الذي يجبُ أنْ تتاحَ فيه تقاريرُ معينةٌ لمن يهمهمُ الأمر.

استخدامُ المفكرةِ

من المفيدِ استخدامُ مفكرةٍ للمكتبِ وأُخرى خاصة بمكتبِ المديرِ، وملفٍّ تاريخيٍّ، وغيرها منَ الوسائلِ التي تخدمُ في تيسيرِ جدولةِ العملِ وإلقاءِ الضوءِ على المواد الهامّةِ الجديرةِ بالانتباهِ. وقد أحسُّ الرؤساءُ بأهميةِ التخطيطِ الجيدِ للعملِ، حتّى إن أحدَهُم كتبَ للسكرتيرِ المنوطِ به مكتبه «عجبتُ كيفَ صارتِ الحياةُ المكتبيةُ تبعثُ على السرورِ والبهجةِ، ولماذا أغادرُ المكتبَ بإحساسٍ عميقٍ أنَّ اليومَ كان طيبًا للغايةِ، حتى أدركتُ السببَ الحقيقيَّ في ذلك؟! إنَّهُ أنت».

ترتيباتُ السفرِ

يعهدُ إلى السكرتيرِ عادةً بعملِ ترتيباتِ السفرِ عندما يعتزمُ المديرُ القيامَ برحلةِ عملٍ، وتفيدُ معرفةُ السكرتيرِ بوسائلِ النقلِ ومدَى توافرِ الراحةِ والدقةِ والانتظامِ وكفاءةِ الخدماتِ بها في إعدادِ تلك الترتيباتِ. وفي مثلِ هذه المواقفِ على السكرتيرِ أن يتعرفَ على أفضلياتِ المديرِ بالنسبةِ لوسائلِ النقلِ في السفرِ، وأشكالِ الراحةِ التي ينشدها في سفرِهِ، والفنادقِ التي يرغبُ في النزولِ بها في البلادِ التي سوفَ يتوقفُ بها.

التدريبُ والمرانُ

على السكرتيرِ أن يدركَ أهميةَ التدريبِ والمرانِ في الارتقاءِ بمقدرتِهِ في أعمالِ السكرتاريةِ حتى يظفرَ بالمنصبِ اللائقِ الذي يهدفُ إليه ويسعَى من أجلِهِ.
والخطوةُ الأولى: في هذا المرانِ هي تنميةُ المهاراتِ الأساسيةِ للسكرتيرِ (بأن يتقنَ استخدامَ الحاسبِ الآلي، وأساسياتِ اللغةِ العربيةِ وإحدَى اللغاتِ الأجنبيةِ على الأقلِّ).
والخطوةُ الثانيةُ: تنميةُ معارفِهِ وثقافتِهِ حتى يستطيعَ أن يقومَ بواجباتِهِ.
والخطوةُ الثالثةُ: تتمثلُ في تنميةِ شخصيتِهِ في مجالاتِ عملِ السكرتاريةِ حتى ينجحَ في عملِهِ. وعندما يلتزمُ بتفيذِ تلك الخطواتِ بإصرارٍ وحزمٍ سوفَ تزدادُ خبرتُهُ بالعملِ، وتزدادُ مهاراتُهُ الأساسيةُ صقلاً ونضوجًا، كما أن معارفَهُ وثقافتُه سوف تزدادُ اتساعًا وعمقًا، وتكتسبُ شخصيتُهُ مزيدًا من الصلابةِ والقوّةِ والحنكةِ والكياسةِ. ولا يقفُ الأمرُ عند حدِّ الإعدادِ الثقافي، بل يتعينُ على السكرتيرِ أن يتفهمَ الصفاتِ الشخصيةَ التي تحسّنُ صورتَهُ أمامَ الجماهيرِ التي تحتكُّ به سواء من العاملين أو الزائرين بصفةٍ عامةٍ.